Promocja wydarzeń B2B, która liczy zapisy, nie wejścia

Znasz to?

• Promocja rusza dwa tygodnie przed terminem

  Program dopina się późno, więc kampania startuje, gdy decydenci mają już zaplanowany kalendarz. Reklama w ostatnim tygodniu kupuje tych, którzy i tak by przyszli.

• Raport pokazuje kliknięcia, a nie wiadomo, skąd są zapisy

  Wejścia na stronę rosną, licznik rejestracji nie. Bez rejestracji mierzonej jako zdarzenie nikt nie wie, który kanał przynosi uczestników, a który tylko ruch.

• Budżet idzie na zasięg i wyświetlenia

  Kampania optymalizowana pod zasięg dowozi zasięg. Uczestników dowozi optymalizacja pod rejestrację, a do niej algorytm potrzebuje danych z formularza, nie z licznika odsłon.

• Posty prelegentów nie skalują się

  Organiczny zasięg zespołu i prelegentów kończy się po pierwszym tygodniu. Dalej trzeba płacić, a płacić warto tylko tam, gdzie widać koszt jednego zapisu.

• Lista z zeszłej edycji nie odpowiada

  Baza starzeje się o kilkanaście procent rocznie: ludzie zmieniają firmy, adresy i role. Mail do niej to jeden kanał, nie plan promocji.

• Sponsor pyta, kto przyjdzie

  Bez segmentacji rejestracji po stanowisku, firmie i branży nie ma czym odpowiedzieć ani czym sprzedać kolejnego pakietu partnerskiego.

• Połowa zapisanych nie przychodzi

  Bezpłatne wydarzenia tracą 40 do 60 procent zapisanych. Przypomnienia, remarketing do zapisanych i dobrze ustawiona sekwencja to część kampanii, nie dodatek.

• Po wydarzeniu zostaje folder zdjęć

  Nagrania, lista uczestników i dane z kampanii mogą od razu pracować na kolejną edycję. Zwykle nikt ich nie zbiera, więc każda edycja startuje od zera.

Jak pracujemy

Sześć zasad, które odróżniają kampanię na zapisy od kampanii na zasięg.

1. 01

   Najpierw pomiar, potem reklama

   Rejestracja jest zdarzeniem w GA4 i w systemach reklamowych, nie wejściem na stronę z podziękowaniem. Piksele z Conversions API, UTM na każdym linku, a gdy zapisy idą przez zewnętrzny system biletowy, konwersje wgrywamy z listy uczestników. Bez tego nie włączamy reklam.

2. 02

   Harmonogram liczony od daty wydarzenia

   Osiem tygodni przed: pomiar, kreacje, listy firm. Sześć: zimny ruch do właściwych ról i firm. Cztery: remarketing, partnerzy, prelegenci. Dwa: domknięcie i przypomnienia. Po wydarzeniu: raport i lista na kolejną edycję.

3. 03

   Kanał dobrany do decydenta, nie do przyzwyczajeń

   Dyrektor IT nie kliknie w reklamę na Instagramie, a specjalista nie odpowie na zimny mail. LinkedIn do ról i firm, Google do tych, którzy szukają tematu, Meta do remarketingu i tańszych zapisów, e-mail do tych, których już znamy.

4. 04

   Kreacje z ludźmi i konkretem

   Prelegent, temat i jedno zdanie, po co przyjść. Bez stockowych sal konferencyjnych i uśmiechniętych ludzi przy laptopie. Wersje pod każdy kanał, testowane od pierwszego tygodnia, a nie zatwierdzane raz na starcie.

5. 05

   Raport, który odpowiada na jedno pytanie

   Ile kosztuje zapis i skąd pochodzi. Co tydzień, z decyzją, co wyłączamy i co skalujemy. Bez slajdów o zasięgu i wyświetleniach.

6. 06

   AI produkuje, senior decyduje

   Warianty kreacji, tekstów i list firm powstają z pomocą AI, a decyzje o budżecie i kierunku podejmuje osoba, która prowadzi konto. W tej samej cenie mieści się więcej testów, nie mniej uwagi.

Co możemy zrobić

Pełny zakres. Z niego składamy pakiet pod Wasz budżet i termin; nie każde wydarzenie potrzebuje wszystkiego.

Warunki startu

Bez tych sześciu rzeczy kampania nie ma czego liczyć. Mówimy o nich przed umową, nie po.

1. Strona z formularzem zapisu, na której da się zmierzyć rejestrację

   Własna strona, Evenea, Eventbrite albo inny system z możliwością wpięcia pomiaru lub eksportu listy uczestników.

2. Zgoda na wdrożenie pomiaru

   Google Tag Manager, GA4, piksele. Jeśli tego nie ma, wdrażamy w pierwszym tygodniu. Bez działającego pomiaru nie uruchamiamy reklam, bo nie mielibyśmy czym ich optymalizować.

3. Start co najmniej 4 tygodnie przed wydarzeniem

   Najlepiej 8. Później kampania jest droższa, bo kalendarze decydentów są już zajęte, a algorytmy nie zdążą się nauczyć.

4. Budżet mediowy od 5 000 zł

   Poniżej tej kwoty systemy reklamowe nie zbiorą danych, żeby optymalizować pod rejestrację. Obsługa nie przekracza połowy budżetu mediowego.

5. Dostęp do kont reklamowych albo zgoda na założenie ich na Was

   Konta, piksele i dane zostają Wasze. Po kampanii nic nie znika razem z agencją.

6. Jedna osoba decyzyjna po Waszej stronie

   Akceptacja kreacji i tekstów w ciągu 24 godzin. Kampania na zapisy nie ma czasu na komitety.

Ile to kosztuje

od 2 500 zł

obsługa netto · media od 5 000 zł

Obsługa od 2 500 zł netto przy budżecie mediowym od 5 000 zł. Cena zależy od liczby kanałów, długości kampanii i tego, co już macie: pomiaru, kreacji, strony zapisów. Po formularzu wracamy w ciągu jednego dnia roboczego z zakresem i cennikiem dopasowanym do budżetu.

Organizatorom z Eventy B2B łączymy kampanię z wyróżnieniem na górze list w mieście i branży.

Pytania

Ile czasu potrzebujecie przed wydarzeniem?

Minimum cztery tygodnie, najlepiej osiem. Pierwszy tydzień to pomiar, kreacje i listy firm, drugi to start zimnego ruchu. Kampanię uruchomioną dwa tygodnie przed terminem też poprowadzimy, ale powiemy wprost, że koszt zapisu będzie wyższy.

Nie mamy strony wydarzenia ani pomiaru. Co wtedy?

Zaczynamy od strony zapisów i wdrożenia pomiaru, to pierwszy tydzień pracy. Bez tego reklamy nie mają czego optymalizować, więc nie włączamy ich wcześniej.

Czy pracujecie na naszych kontach reklamowych?

Tak, albo zakładamy konta na Waszą firmę i Wam je przekazujemy. Dane, piksele, grupy odbiorców i historia kampanii zostają u Was po zakończeniu współpracy.

Robicie też webinary i szkolenia online?

Tak. Dla webinarów liczy się dodatkowo udział w transmisji, nie tylko zapis, więc sekwencja przypomnień i remarketing do zapisanych są ważniejsze niż przy wydarzeniach stacjonarnych.

Czy pomagacie sprzedać pakiety sponsorskie?

Tak. Kampania ABM do potencjalnych sponsorów, strona dla partnerów i materiały z danymi o tym, kto będzie na sali. Argument sprzedażowy bierze się z tej samej segmentacji rejestracji, którą i tak budujemy.

Jak wygląda raport?

Jedna strona co tydzień: liczba zapisów, koszt zapisu per kanał, udział ról docelowych, decyzje na kolejny tydzień. Po wydarzeniu raport końcowy z kosztem uczestnika, czyli tych, którzy naprawdę przyszli.

Dlaczego minimum 5 000 zł budżetu mediowego?

Systemy reklamowe optymalizują pod rejestrację dopiero, gdy mają kilkadziesiąt konwersji w oknie tygodnia. Przy mniejszym budżecie kampania nie wychodzi z fazy uczenia i płacicie za losowe kliknięcia. Obsługa nigdy nie przekracza połowy budżetu mediowego.

Czym to się różni od wyróżnienia w Eventy B2B?

Wyróżnienie to karta z grafiką na górze list w serwisie, od 49 zł netto, kupowane online. Kampania na zapisy to praca zespołu na Waszych kontach reklamowych, ze zdefiniowanym kosztem zapisu. Organizatorom z Eventy B2B łączymy jedno z drugim.